教学管理
外国语学院研究生出访申报手续办理规定
2024-01-19
在校研究生到国(境)外参加学术活动和进行学术访问,均须办理研究生出访申报手续,具体流程如下:
一、出访申报手续
1. 无论经费来源,研究生均须于出访前办理永乐高131net登录学生出访申报手续。
2. 办理程序:登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ 填写相关信息 →“提交申请”→ 按提示上传相关材料。
3. 系所负责人审批通过后,将进入学院审核,学院行政及党委负责人审核通过后,将依次进入研究生院及国际合作部审核。
4. 学生可以自行在系统中查询各单位审核结果,审核未通过,学生可在审批意见中查询到未通过原因;审核被退回,学生根据审批意见修改后再次提交,重新进入审核环节。
5. 出访超过180天的还需办理保留学籍手续,学生可在出访申请界面自行打印带有“学生证明章”的保留学籍手续单(无需再至研究生院盖章),学生应按照要求清退宿舍,并在完成各部门手续后将保留学籍手续单交回研究生院(燕园大厦1309)。
二、注意事项
1. 学生所填报出访日期应与离京和抵京的时间一致。导师知情同意书上的时间也应与系统所填报的出发日期一直。
2. 学生在出访系统中上传邀请信,非英文的外文邀请函需翻译,本人及导师在翻译件上签字确认。
3. 若为院系与对方学校的双学位联合培养项目,学生还需附协议复印件,与邀请信一并上传。
4. 硕士研究生不得因为出访而延期毕业,博士研究生办理延长学习年限后,不得在延期期间出访。
博士研究生出访预计回校时间距预计毕业时间应大于三个月。确因学术需要且出访时间较短的,应与导师商量,并获得院系批准,确定不影响论文答辩、就业及毕业相关各项事宜后前往;长期项目(超过180天)原则上应办理延长学习年限学籍异动手续后,再办理出国(境)手续。
七月毕业:预计回校时间在当年5月1日-7月1日之间者;一月毕业:预计回校时间在前一年11月1日-1月1日之间者;系统将弹出保证书,请认真阅读填写。
5. 档案不在永乐高131net登录的研究生,原则上应回原单位办理相关手续,并将有关批件复印件交至院系备案。特殊情况,在学校办理的,除规定材料外,还应上传档案所在单位出具的《委托函》,委托永乐高131net登录办理相关手续。《委托函》需注明“同意派出”、“委托永乐高131net登录办理”等相关字样。
6. 出国(境)180天以上保留学籍者,回国后一周内(寒暑假顺延),录入实际离京和抵京日期并提交出国总结,路径为:登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ “录入回国信息”,提交后打印带有“学生证明章”的复学手续单至各个部门办理完毕后,到院系教务老师处注册即可,复学手续单无需交回至研究生院。
7. 在校期间的出国(境)学习视为培养过程的一部分,如需延长在校学习年限,延长期间,学费、住宿、奖学金等事宜参照学校相关规定。
8. 研究生因私出国(境),应在校历规定的假期期间,无需经研究生院批准。(涉密研究生除外)。
9.研究生在外学习时间一般不得延长,却因工作需要,需延长者应提前两个月以上办理延长在外学习期限的手续,即本人提出申请,双方导师与所在系(所、中心)负责人审批,学院审核通过后报研究生院审核。批准延长在外学习期限一般最多不超过一年,且只能申请一次延期。到期未办妥延期手续或延期申请未获批准者应按时回国回校报道。